Digitalizarea reprezintă o schimbare fundamentală în modul de operare al afacerilor din Republica Moldova. Pentru sectorul contabilitate, această transformare nu este doar un trend, ci o cerință impusă tot mai mult de evoluția legislativă și de necesitatea eficientizării. Autoritățile din RM au inițiat și implementat instrumente cheie care obligă trecerea la medii electronice, precum sistemul e-Factura și introducerea standardului de raportare fiscală SAF-T (Standard Audit File for Tax), aliniind astfel practicile locale la cele europene.
1. e-Factura: De la Opțional la Standard
Sistemul electronic de facturare, cunoscut sub denumirea de e-Factura, a început ca o inițiativă voluntară, dar devine rapid un element central al procesului de contabilitate și al interacțiunii cu Serviciul Fiscal de Stat (SFS).
- Scopul Principal: Obiectivul e-Factura este de a crește transparența tranzacțiilor, de a reduce evaziunea fiscală prin monitorizarea în timp real a livrărilor și achizițiilor și de a simplifica procesul de declarare a TVA.
- Fluxul de Lucru Modernizat: Emiterea, primirea și stocarea facturilor se realizează exclusiv în format electronic, printr-un sistem informatic integrat (de obicei, un modul al softului contabil sau o platformă guvernamentală/certificată). Acest lucru elimină necesitatea tipăririi, semnării fizice și arhivării voluminoase a documentelor pe hârtie.
- Provocări pentru Business: Companiile, în special cele mici și mijlocii (IMM-urile), s-au confruntat inițial cu provocări legate de achiziționarea și implementarea software-ului compatibil și de formarea personalului pentru operarea noului sistem. Adaptarea la standardele tehnice necesare și asigurarea unei conexiuni stabile la internet rămân puncte critice în unele regiuni.
2. Introducerea SAF-T: Standardizare și Transparență
Adoptarea formatului SAF-T, cunoscut în RM și sub denumirea de Fișierul Standard de Audit pentru Impozite, reprezintă cel mai mare pas spre digitalizarea raportării fiscale. SAF-T nu este doar un raport, ci un standard internațional de transfer electronic al datelor contabile, adoptat de mai multe state membre UE.
- Ce Implică SAF-T: Obligația de raportare SAF-T necesită ca firmele să extragă periodic (lunar sau trimestrial) un set complex de date din bazele lor de date contabilitate (inclusiv conturi contabile, fișiere de clienți/furnizori, tranzacții, detalii privind stocurile și mijloacele fixe) și să le transmită către SFS într-un format XML standardizat.
- Impactul asupra Sistemelor Contabile: Implementarea SAF-T necesită ca sistemele informatice ale companiilor să fie capabile să mapaze datele interne la structura standardizată a SAF-T. Aceasta implică adesea upgrade-uri majore ale ERP-urilor (Enterprise Resource Planning) sau ale altor soluții contabile utilizate.
- Beneficii pentru Autorități: Pentru SFS, SAF-T optimizează procesul de audit. În loc să solicite documente pe hârtie, inspectorii pot analiza electronic volume mari de date, identificând rapid neconcordanțele și riscurile fiscale prin algoritmi automatizați.
- Evoluția Profesiunii: Contabilii nu mai sunt simpli operatori, ci devin manageri de date, responsabili de integritatea și calitatea informațiilor extrase. Pregătirea profesională în domeniul IT și al guvernanței datelor devine esențială.
3. Arhivarea Electronică și Valabilitatea Documentelor Digitale
O componentă esențială a digitalizării este recunoașterea legală a documentelor și semnăturilor electronice, precum și adoptarea arhivării electronice.
- Semnătura Electronică Calificată (SEC): Legislația RM recunoaște pe deplin valoarea juridică a documentelor semnate cu SEC, echivalentă cu cea a semnăturii olografe. Acest lucru permite externalizarea și digitalizarea completă a contractelor, rapoartelor și altor documente interne/externe.
- Arhivarea pe Termen Lung: Documentele contabile trebuie păstrate conform legii pentru perioade lungi (de obicei 5-10 ani). Arhivarea electronică, spre deosebire de cea fizică, oferă:
- Securitate Sporită: Protecție împotriva deteriorării, pierderii sau accesului neautorizat.
- Acces Rapid: Documentele pot fi regăsite instantaneu, economisind timp prețios în timpul auditurilor.
- Economie de Spațiu: Eliminarea costurilor și a spațiului alocat arhivelor fizice.
4. Provocările Specifice Mediului de Afaceri din RM
Deși avantajele digitalizării sunt clare (eficiență, precizie, costuri reduse pe termen lung), contextul din Republica Moldova prezintă provocări distincte:
- Infrastructura IT la Nivel Regional: În timp ce Chișinăul și centrele urbane beneficiază de conexiuni de înaltă viteză, accesul la internet stabil și de calitate poate fi o problemă pentru afacerile din zonele rurale, îngreunând utilizarea soluțiilor bazate pe cloud.
- Costul de Implementare: Investiția inițială în software-uri ERP sofisticate capabile să gestioneze SAF-T și să interacționeze cu e-Factura poate fi prohibitvă pentru microîntreprinderi. Soluțiile de contabilitate pe bază de abonament (SaaS) oferă o alternativă mai accesibilă.
- Deficitul de Specialiști IT-Contabili: Există o cerere tot mai mare pentru contabili care să aibă și competențe avansate de IT (configurarea sistemelor, maparea datelor, rezolvarea erorilor de interfață). Programele de reskilling și formare continuă sunt vitale.
- Viteza Schimbărilor Legislative: Frecvența și rapiditatea modificărilor fiscale necesită ca furnizorii de software să fie extrem de agili în actualizarea sistemelor, punând presiune constantă pe departamentele IT și pe contabili.
Concluzie: Contabilul – Partener Strategic
Digitalizarea consolidează rolul contabilului ca partener strategic în luarea deciziilor. Prin automatizarea sarcinilor repetitive, profesioniștii sunt eliberați să se concentreze pe analiza performanței, planificarea fiscală proactivă și managementul riscurilor. Succesul unei afaceri în peisajul fiscal modern din RM depinde direct de adoptarea eficientă a instrumentelor digitale impuse de stat, cum ar fi e-Factura și SAF-T.