Unul dintre cele mai importante aspecte ale funcționării unei afaceri, indiferent de domeniul de activitate, îl reprezintă gestionarea stocurilor. Stocurile cuprind materiile prime, materialele consumabile, produsele finite sau mărfurile destinate vânzării. O bună administrare a acestora influențează direct profitabilitatea și continuitatea activității economice.
Evidența contabilă a stocurilor se face în baza documentelor justificative: facturi de achiziție, avize de însoțire a mărfii, bonuri de consum, note de recepție etc. Alegerea metodei de evaluare este esențială și poate afecta rezultatele financiare. Cele mai utilizate metode sunt: FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out – mai puțin utilizat conform standardelor actuale) și metoda costului mediu ponderat. Fiecare metodă are particularități și implicații fiscale distincte.
Pentru întreprinderile mici și mijlocii, dificultățile apar adesea din lipsa unui sistem informatic integrat de gestiune. Acestea pot duce la pierderi, erori în calcule și raportări eronate către autorități. O bună practică este inventarierea periodică, care permite corectarea diferențelor dintre stocurile scriptice și cele fizice, precum și ajustarea valorilor contabile conform realității din teren.
Registrele contabile precum „Fișa de magazie” sau „Registrul de stocuri” trebuie actualizate în mod constant. Ele reflectă mișcările de intrare și ieșire a bunurilor și permit trasabilitatea fiecărui produs. Astfel, managerii pot lua decizii rapide în privința aprovizionării, reducerii pierderilor sau promovării produselor cu rulaj redus.
Un alt aspect important este cel al evaluării la sfârșitul exercițiului financiar. Stocurile trebuie exprimate la cea mai mică valoare dintre cost și valoarea realizabilă netă. Orice depreciere trebuie recunoscută prin ajustări contabile, care afectează direct rezultatul exercițiului. Din acest motiv, o analiză regulată a stocurilor este nu doar recomandabilă, ci obligatorie pentru corectitudinea situațiilor financiare.
De asemenea, este esențial ca politicile interne privind gestiunea stocurilor să fie bine definite. Responsabilitățile trebuie împărțite clar: cine recepționează, cine verifică, cine înregistrează. Lipsa acestor reguli favorizează pierderi, furturi sau neconcordanțe contabile greu de remediat ulterior.
Pe măsură ce afacerea crește, este recomandabilă externalizarea unei părți din activitatea de gestiune, mai ales în domeniul logistic sau al contabilității. Un partener specializat poate aduce plusvaloare prin procese automatizate și rapoarte periodice, personalizate în funcție de nevoile companiei.
În acest context, contabilitatea stocurilor devine nu doar un proces birocratic, ci un element strategic în cadrul organizației. O bună contabilitate a stocurilor contribuie la eficientizarea resurselor, optimizarea cash-flow-ului și creșterea profitabilității. În plus, o contabilitate clară și bine organizată asigură conformitatea fiscală și evitarea penalităților în caz de control. Prin urmare, orice antreprenor ar trebui să acorde atenția cuvenită acestui segment esențial al activității economice. În concluzie, o contabilitate a stocurilor bine structurată nu doar reflectă realitatea economică, ci sprijină activ dezvoltarea companiei.